Aviso de Privacidad Laboral

AVISO DE PRIVACIDAD
DE AMBULANCIAS EQUIPOS DE EMERGENCIAS Y RESCATE S.A. DE C.V.
TEMAS LABORALES

“AVISO DE PRIVACIDAD” QUE CONVIENEN, POR UNA PARTE AMBULANCIAS EQUIPOS DE EMERGENCIAS Y RESCATE, S.A. DE C.V. (EN LO SUCESIVO “AEERSA”) Y, POR LA OTRA PARTE, TODA Y CUALQUIER PERSONA TITULAR DE DATOS PERSONALES QUE SEAN ASENTADOS EN LOS FORMATOS, IMPRESOS O ELECTRÓNICOS, (EN LO SUCESIVO “LOS FORMATOS”) PROVISTOS POR AEERSA (EN LO SUCESIVO EL “TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES” Y CONJUNTAMENTE CON AEERSA LAS “PARTES”).

I. DECLARACIONES: (a) AEERSA declara: (1) Ser una sociedad constituida conforme a las leyes de la República Mexicana; (2) tener su domicilio en Los Llano 6912, Col. Moctezuma, Monterrey, Nuevo Leon, C.P. 64240.; (b) El Titular de los Datos Personales declara bajo protesta de decir verdad: (3) Que todos los datos asentados en los FORMATOS son ciertos y exactos; (4) Que ha recibido información a su satisfacción respecto al contenido del presente Aviso de Privacidad y ha comprendido cabalmente y aceptado expresamente sus términos y condiciones y la forma en que AEERSA protege los datos personales que le son proporcionados; (5) Que tiene capacidad legal suficiente para obligarse bajo los términos y condiciones del presente Aviso de Privacidad.

II. OBJETO Y ALCANCE: El presente Aviso de Privacidad tiene por objeto establecer los términos y condiciones en virtud de los cuales AEERSA protegerá los datos personales de sus empleados, candidatos a empleados y becarios con los que tratemos, a efecto de proteger su privacidad y su derecho a la autodeterminación informativa, con independencia de que los datos personales sean recolectados y/o tratados de manera presencial o a través de medios electrónicos – incluyendo los correos electrónicos y/u otros medios digitalizados – para: (1)Participar en el proceso de reclutamiento y selección de personal; (2)Participar en el proceso de contratación; (3)En caso de ser contratados, AEERSA pueda dar cumplimiento a las distintas obligaciones previstas en la legislación y normativa en materia de protección de datos, así como en materia laboral, fiscal y de seguridad social, tanto a nivel federal como local, que involucren, entre otras dependencias, al Instituto Federal de Acceso a la Información y Datos personales (IFAI) la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), el Servicio de Administración Tributaria (SAT), la Secretaría de Educación Pública (SEP), la Procuraduría de la Defensa del Trabajo (PROFEDET); el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro (CONSAR), la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje, así como a las autoridades locales como la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Estado de Nuevo León; (4)Dar cumplimiento al contrato individual de trabajo y a los demás contratos relacionados; (5)Contratar con terceros servicios relacionados con las prestaciones previstas en ley y en los contratos laborales, (6)Aplicar las medidas del reglamento interior de trabajo, las políticas y manuales de AEERSA, incluyendo de manera enunciativa mas no limitativa las de seguridad de la información, continuidad de negocio y el documento de seguridad de AEERSA.

III. PRINCIPIOS DE PRIVACIDAD: AEERSA se compromete a observar los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad en el tratamiento de sus datos personales: (A) PRINCIPIO DE LICITUD: AEERSA recolecta y trata sus datos personales de forma lícita, sin emplear medios fraudulentos o engaños; (B) PRINCIPIO DE LEALTAD: El tratamiento de sus datos personales se hará en apego a lo dispuesto en el presente Aviso de Privacidad a efecto de brindarle una expectativa razonable de privacidad; (C) PRINCIPIO DE CONSENTIMIENTO: Todo tratamiento de sus datos personales estará sujeto a su consentimiento, con excepción de los casos previstos en la Ley Federal de Protección de Datos en Posesión de Particulares (“LFPDP”); (D) PRINCIPIO DE INFORMACIÓN: AEERSA le informará sobre los datos personales e información que recolecta de usted y con qué fines; (E) PRINCIPIO DE CALIDAD DE LOS DATOS: AEERSA se compromete a instrumentar medidas razonables para que sus datos personales que sean tratados y almacenados en sus bases de datos sean pertinentes, correctos y actualizados para los fines para los cuales fueron recolectados. Dentro de tales medidas, se encuentra el envío periódico de correos electrónicos) y/o recordatorios para actualizar sus datos personales para asegurar su veracidad y exactitud; (F) PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento de sus datos personales se limita al cumplimiento de los fines previstos en el presente Aviso de Privacidad. Cualquier tratamiento de sus datos para fines distintos que no sean compatibles o análogos a los aquí previstos, requerirán de la obtención de su consentimiento nuevamente; (G) PRINCIPIO DE PROPORCIONALIDAD: El tratamiento de sus datos personales será el que resulte necesario, adecuado y relevante en relación con las finalidades descritas en el presente Aviso de Privacidad. En el caso de los datos personales sensibles, AEERSA establecerá las medidas necesarias para limitar su periodo de tratamiento al mínimo indispensable. AEERSA se compromete a cancelar los datos personales proporcionados por usted una vez que hayan dejado de ser necesarios para el cumplimiento de las finalidades previstas en el presente Aviso de Privacidad; (H) PRINCIPIO DE DERECHO AL OLVIDO: AEERSA eliminará de sus bases de datos aquella información relativa al incumplimiento de sus obligaciones contractuales una vez que transcurra el plazo de setenta y dos meses, contado a partir de la fecha calendario en que se presente tal incumplimiento. Lo anterior, sin menoscabo de conservar aquella información y documentación que se requiera para dar cumplimiento a las obligaciones previstas en la Ley Federal del Trabajo, la Ley del Seguro Social, el Código Fiscal de la Federación, así como en cualquier otra legislación presente o futura aplicable; (I) PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD: Con el objeto de dar cumplimiento al presente Aviso de Privacidad, a la “LFPDP” y a la regulación administrativa que derive de la misma, AEERSA ha establecido el Departamento de Datos Personales de la empresa, el cual tiene, entre otras funciones, dar trámite a las solicitudes que usted formule para hacer valer sus derechos en términos de la LFPDP y a los requerimientos del IFAI y demás autoridades competentes.

IV. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN QUE SE RECOLECTA Y TRATA: AEERSA recolecta y trata sus datos personales, es decir, aquella información que puede identificarle razonablemente, y que puede constar en diversos documentos. Los datos personales que serán recolectados y tratados incluyen: nombre y apellidos; fecha y lugar de nacimiento; domicilio, sea particular, de trabajo, o fiscal; dirección de correo electrónico, personal o del trabajo; número telefónico, particular o del trabajo; número de teléfono celular particular o del trabajo; estado civil; datos de salud; fotografías; número de cuenta bancaria; clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC); Clave Única de Registro de Población (CURP); número de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS); número de crédito con el INFONAVIT (en su caso). Los datos personales serán recolectados por AEERSA a través de sus formatos, o bien, mediante el cotejo de los originales o sus copias certificadas con las copias que el Titular de los datos le entregue de: el acta de nacimiento; la credencial de elector; la cartilla de identidad del servicio militar nacional liberada; la cédula de registro en el RFC; la cédula de registro con la CURP; el comprobante de domicilio – boleta de pago de derechos de agua, boleta de pago del impuesto predial, o boleta de pago del servicio de suministro de electricidad; el informe especial de crédito emitido por una Sociedad de Información Crediticia; el currículum vitae; los comprobantes de estudios; las cartas de recomendación; la carta de no antecedentes penales a nivel Federal y del Estado de Nuevo León; el estado de cuenta de la Administradora de Fondos para el retiro (Afore); la hoja de retención de impuestos, o de los estudio médicos, así como de los estudios psicométrico y socio-económico efectuados por AEERSA; cartas de recomendación. También le serán solicitados los datos personales de sus familiares, dependientes o beneficiarios, tales como su nombre y apellidos, fecha de nacimiento, su domicilio particular y/o del trabajo y número telefónico particular y/o del trabajo, número de teléfono celular particular y/o del trabajo y la documentación comprobatoria conducente, como su acta de nacimiento, su comprobante de domicilio. AEERSA recolecta también datos personales de fuentes de acceso público y de otras fuentes disponibles en el mercado a las que usted pudo haber dado su consentimiento para compartir su información personal.

V. FINALIDADES DE LA INFORMACIÓN: Los datos personales descritos en el numeral IV anterior, son recolectados y tratados con la finalidad de: (1)Participar en el proceso de reclutamiento y selección de empleados que tiene como finalidad encontrar candidatos confiables con baja tendencia a incurrir en faltas de probidad, honradez y actos de violencia; en caso de ser seleccionado, (2)Celebrar el contrato individual de trabajo, (3)Asignar herramientas y equipo de trabajo, incluyendo sistemas de cómputo, equipos de telecomunicaciones y cuenta de correo electrónico institucional, con sus correspondientes controles de acceso; (4)Contratar servicios relacionados con sus prestaciones laborales como el pago de nómina a través de transferencias electrónicas de fondos. (5)Cumplir con los trámites previstos en la normativa laboral, fiscal y de seguridad social, incluyendo de manera enunciativa mas no limitativa, la afiliación ante el IMSS, el INFONAVIT y/o el SAR, el pago de cuotas obrero patronales, ante el IMSS, el INFONAVIT y el SAR, el pago de cuotas de seguro por riesgo de trabajo, las retenciones, enteros y pagos de impuestos y cuotas, la conservación de expedientes, entre otros trámites y requerimientos previstos en ley; (6)Llevar un control de asistencias, vacaciones, incapacidades, así como un control de entradas y salidas; (7)Instrumentar programas de capacitación; (8)Llevar un directorio de soporte técnico y para instrumentar los planes de continuidad de operaciones en caso de incidentes, (9)En caso de infracción a la legislación, los contratos, el reglamento interior de trabajo o las políticas y manuales de AEERSA, aplicar las medidas disciplinarias conducentes. AEERSA requiere compartir sus datos personales con proveedores de servicios de administración y gestión de bases de datos; tratamiento automatizado de datos personales y su almacenamiento; autenticación y validación de correos electrónicos; facturación electrónica; contratación de personal; servicios de auditoría, y otros servicios de naturaleza análoga a las descritas. En adición a estos fines, AEERSA también utilizará sus datos personales y la documentación comprobatoria para llevar a cabo revisiones de datos personales y verificar la información proporcionada por los empleados y/o candidatos a ser empleados por AEERSA, sea a través de terceros o por conducto de su Departamento de Recursos Humanos. Asimismo, AEERSA instrumentará en sus instalaciones cámaras de video-vigilancia para fines de seguridad y prevención de pérdidas. Las grabaciones se guardan en un área segura de acceso restringido a gerentes, directivos y, en su caso, a las autoridades competentes. Las grabaciones son rutinariamente destruidas a menos de que sean necesarias para la investigación de un incidente o para algún procedimiento judicial.

VI. TRANSFERENCIAS DE DATOSPERSONALES A TERCEROS: AEERSA no comercializará sus datos personales con terceros. También podrá transferir sus datos personales a otros terceros que le apoyen para cumplir con los contratos o relaciones jurídicas que tenga con usted.

VII. RETENCIÓN Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES: AEERSA conserva sus datos personales durante el tiempo que sea necesario para procesar sus solicitudes de información, y/o servicios, así como para mantener los registros contables, financieros y de auditoría en términos de la legislación laboral, fiscal, de seguridad social y administrativa vigente. Los datos personales recolectados por AEERSA se encuentran protegidos por medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas adecuadas contra el daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizados, de conformidad con lo dispuesto en la LFPDP y de la regulación administrativa derivada de la misma. Todos los datos personales almacenados en formato electrónico, se mantienen en bancos de datos confidenciales y seguros. AEERSA evalúa sus equipos y procedimientos de seguridad con regularidad y los modifica en caso de que sea necesario. Para evitar el acceso no autorizado o la divulgación indebida de datos personales, y con el objeto de mantener su exactitud, integridad, disponibilidad, y confidencialidad, AEERSA también utiliza procedimientos y controles legales pertinentes en términos de la LFPDP y de los que prevea la regulación administrativa derivada de la Ley. Tales datos personales son almacenados en sistemas informáticos protegidos con programas contra virus, spyware y otros códigos maliciosos; así como redes protegidas con firewalls, zonas desmilitarizadas e instalaciones de acceso controlado.

VIII. DEPARTAMENTO DE DATOS PERSONALES: AEERSA pone a su disposición el Departamento de Datos Personales, que tendrá a su cargo la recepción, registro y atención de sus solicitudes para ejercer su derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición a sus datos personales, así como para limitar el uso o divulgación de sus datos, y los demás derechos previstos en la LFDDP. Para cualquier solicitud, aclaración o comentario relacionada con el presente Aviso de Privacidad sírvase contactar a: atenciondatos@aeersa.com o directamente en nuestras oficinas ubicadas en Los Llanos 6912 Col. Moctezuma, Monterrey, Nuevo León CP 64240.

IX. DERECHOS ARCO: AEERSA está comprometida con su privacidad y con el cumplimiento de los derechos que le corresponden en términos de la LFPDP y con sus casos de excepción. Los siguientes derechos son denominados Derechos ARCO: DERECHO DE ACCESO: Usted tiene el derecho a conocer sobre los datos personales referidos a su persona que obren en poder de AEERSA y a quién le han sido compartidos y con qué finalidades. DERECHO A LA RECTIFICACIÓN: Usted tiene derecho a que sus datos personales sean rectificados cuando éstos son inexactos o incompletos. DERECHO DE CANCELACIÓN: Usted tiene derecho a solicitar en cualquier momento que se supriman sus datos personales, lo cual sucederá una vez que transcurra el periodo de bloqueo. El bloqueo implica la identificación y conservación de sus datos personales, una vez que se cumpla la finalidad para la cual fueron recolectados, y tiene como propósito determinar las posibles responsabilidades en relación con su tratamiento, hasta el plazo de prescripción legal o contractual de éstas. Durante dicho periodo, sus datos personales no serán objeto de tratamiento y transcurrido éste, se procederá con su cancelación en la base de datos correspondiente. Una vez cancelado el dato AEERSA la dará el aviso correspondiente. En caso de que sus datos personales hubiesen sido transmitidos con anterioridad a la fecha de rectificación o cancelación y sigan siendo tratados por terceros, AEERSA hará de su conocimiento dicha solicitud de rectificación o cancelación, para que proceda a efectuarla también. DERECHO DE OPOSICIÓN: Usted tiene en todo momento el derecho a solicitar, siempre que tenga una causa legítima, que AEERSA deje de tratar sus datos personales. Procedimiento para el ejercicio de los Derechos ARCO: Para ejercer los derechos ARCO, usted o su representante, debe presentar una solicitud de acceso, rectificación, cancelación u oposición con la información y documentación siguiente: (1)El nombre del titular y domicilio u otro medio para comunicarle la respuesta a su solicitud; (2)Los documentos que acrediten su identidad (copia simple en formato impreso o electrónico de su credencial de elector, pasaporte o FM-3) o, en su caso, la representación legal del titular (copia simple en formato impreso o electrónico de la carta poder simple con firma autógrafa del titular, dos testigos y el mandatario y sus correspondientes identificaciones oficiales – credencial de elector, pasaporte o FM-3); (3)La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que busca ejercer alguno de los derechos ARCO; y (4)Cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de sus datos personales. En el caso de las solicitudes de rectificación de datos personales, usted deberá también indicar las modificaciones a realizarse y aportar la documentación que sustente su petición. AEERSA le responderá en un plazo máximo de veinte días, contados desde la fecha en que recibió la solicitud de acceso, rectificación, cancelación u oposición, su determinación adoptada, a efecto de que, si resulta procedente, se haga efectiva la misma dentro de los quince días siguientes a la fecha en que se le comunica la respuesta. Tratándose de solicitudes de acceso a datos personales, AEERSA procederá con su entrega previa acreditación de su identidad del solicitante o de su representante legal, según corresponda. Los plazos antes referidos podrán ser ampliados una sola vez por un periodo igual, siempre y cuando así lo justifiquen las circunstancias del caso. La entrega de los datos personales será gratuita, solamente le corresponderá cubrir los gastos justificados de envío o el costo de reproducción en copias u otros formatos. En el caso de que usted reitere su solicitud en un periodo menor a doce meses, deberá cubrir los costos correspondientes en términos de la LFPDP, a menos que existan modificaciones sustanciales al aviso de privacidad que motiven nuevas consultas.

X. CAMBIOS AL AVISO DE PRIVACIDAD: AEERSA podrá modificar en cualquier momento el presente Aviso de Privacidad, con el objeto de instrumentar mejoras o incorporar nuevas medidas previstas en la Ley y otras disposiciones normativas. Las actualizaciones serán informadas por escrito con solicitud de firma del empleado a la fecha de revisión actualizada.

XI. CONSENTIMIENTO: Usted proporciona su consentimiento expreso para la recolección, tratamiento y uso de sus datos personales conformidad con el presente Aviso de Privacidad al manifestar su voluntad mediante una declaración oral, escrita, electrónica o por cualquier otra tecnología, o al proporcionar voluntariamente la información solicitada. Usted otorga su consentimiento tácito para la recopilación, uso y divulgación de sus datos personales en materia de video-vigilancia al presentarse en las instalaciones de AEERSA y no objetar el contenido del presente Aviso de Privacidad. En algunos casos, la LFPDP permite que AEERSA recolecte, utilice y divulgue sus datos personales sin su consentimiento. Si AEERSA obtiene información personal a través de terceros, les requerirá que confirmen que cuentan con su consentimiento para la divulgación de sus datos personales a AEERSA. Usted tiene el derecho de revocar su consentimiento en relación a la recolección, uso y divulgación de sus datos personales. Si usted solicita que AEERSA revoque su consentimiento, AEERSA tomará las medidas necesarias para destruir o eliminar los datos personales que nos haya proporcionado. Información personal residual puede permanecer en los registros archivados o históricos. Además, AEERSA no permite destruir información fiscal o contable de las transacciones que puede ser necesaria para mantener o cumplir con las obligaciones legales. Sin embargo, AEERSA no utilizará su información personal con otros fines una vez que usted revoca su consentimiento.

XIII. LEGISLACIÓN APLICABLE: La interpretación y aplicación del presente Aviso de Privacidad se rige por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, la Ley Federal del Trabajo, el Código Civil Federal, y las demás leyes y disposiciones reglamentarias y administrativas que resulten aplicables.

XIV. VIGENCIA: El presente Aviso de Privacidad comenzará su vigencia a partir del 8 de Mayo de 2012.

XV. MANIFESTACIÓN DEL CONSENTIMIENTO: Yo, TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES, declaro expresamente aceptar sin reserva o limitación alguna el contenido de este Aviso de Privacidad a través de la firma autógrafa del presente documento. Del mismo modo, el hecho de completar los formatos impresos, electrónicos, supone mi aceptación integra y expresa del presente Aviso de Privacidad y de cualquier modificación y/o actualización del mismo y acepto que AEERSA, sus afiliadas, y proveedores, que se encuentran en México, procesen mis datos personales en los términos y condiciones de este Aviso de Privacidad.